Pohjat ja aikataulut

Yhdellä ravintolalla voi olla useampi pohja — esimerkiksi sali, terassi ja kabinetti — kukin omalla pöytäasettelullaan, aikataulullaan ja nettivaraussäännöillään. Tämä sivu käy läpi, mitä pohjat ovat ja miten niiden aikataulut ja nettivaraukset toimivat, kolmen käytännön esimerkin kautta.

Mitä pohjat ovat

Jokainen pohja on oma pöytäasettelunsa jollekin tilalle tai järjestykselle: terassi kesäkaudelle, kabinetti yksityistilaisuuksille, tai vaikka saman salin eri asettelu viikonloppuisin. Pohjan tila näkyy pohjavalitsimessa värillisenä merkkinä:

• Käytössä (vihreä) — pohja on päällä eikä sille ole asetettu mitään aikarajausta: se on voimassa aina, kun ravintola on auki.
• Ajastettu (keltainen) — pohjalle on asetettu sesonki, tietyt viikonpäivät ja/tai kellonajat Aikarajaukset-kohdassa. Merkki näkyy heti, kun jokin rajaus on määritetty — myös silloin, kun rajaus sattuu olemaan juuri nyt voimassa. Se ei siis suoraan kerro, ottaako pohja juuri nyt varauksia vastaan. Kalenterin Pöytäkartta-tila ja Aikajanan Näkyvät pohjat -suodatin näyttävät, onko pohja käytössä valittuna päivänä, mutta eivät huomioi kellonaikaa — esimerkiksi vain klo 17–23 auki oleva pohja näkyy niissä aktiivisena jo aamulla.
• Pois käytöstä (harmaa) — pohja on kytketty pois päältä käsin. Se säilyy editorissa muokattavana, mutta sen pöydät eivät näy missään varaamisessa.

Aikarajaukset

Jokaisen pohjan Muokkaa pohjaa… -dialogissa on Aikarajaukset-osio, jossa määrität milloin pohja on voimassa:

• Sesonki (Alkaen/Asti) — esim. terassi vain 1.6.–31.8.
• Päivät — mitkä viikonpäivät pohja on käytössä.
• Kellonajat — mihin kellonaikoihin pohja on käytössä.

Tyhjäksi jätetty kenttä tarkoittaa "aina, kun ravintola on auki" — pohjan ei siis tarvitse olla sidottu mihinkään sesonkiin tai päivään. Sesonkipohja, kuten terassi, lakkaa ottamasta varauksia vastaan automaattisesti, kun sen sesonki päättyy — sinun ei tarvitse muistaa sulkea sitä käsin.

Nettivaraukset

Sama dialogi määrittää, miten pohjan pöytiä voi varata netin kautta (Nettivaraukset-osio):

• Avoinna nettivarauksille — oletus: asiakkaat voivat varata pöydät suoraan netistä.
• Vain henkilökunta — piilotettu nettivarauksista — pöydät eivät näy ollenkaan asiakkaan varaussivulla; vain henkilökunta voi varata ne, esim. puhelimitse.
• Netissä vain tiettyinä aikoina — pöydät ovat nettivarattavissa vain määritetyissä aikaikkunoissa; niiden ulkopuolella vain henkilökunta voi varata ne.

Kun useampi pohja on samaan aikaan avoinna nettivarauksille, Nettivarausten täyttöjärjestys ratkaisee, minkä pohjan pöytiä tarjotaan ensin: pienemmän numeron pohja täytetään ensin (1 = täytetään ensin). Näin voit varmistaa, että esimerkiksi pääsali täyttyy ennen kuin nettivaraajille tarjotaan lisätiloja.

Pöytä, joka ei ole millään pohjalla

Näiden kanava-asetusten ulkopuolella on vielä yksi tila: pöytä, jota ei ole sijoitettu millekään pohjalle (ks. Pohjapiirros ja pöydät). Tällainen pöytä ei koskaan näy netissä, riippumatta siitä mitä kanava-asetuksia muilla pohjilla on — se on aina vain henkilökunnan varattavissa, kunnes se sijoitetaan jollekin nettivarauksille avoimelle pohjalle.

Tämä pätee riippumatta siitä, kuinka monta pöytää on sijoitettu. Jos tyhjennät kaikki pohjat tai poistat viimeisen pöytiä sisältävän pohjan, kaikki nämä pöydät jäävät yksinkertaisesti sijoittamatta — ja ovat siis vain henkilökunnan varattavissa. Asiakkaan varaussivu ei näytä lainkaan vapaita aikoja, ennen kuin vähintään yksi pöytä on nettivarauksille avoimella pohjalla.

Yksi aktiivinen pohja per pöytä

Sama pöytä voi olla useammalla pohjalla — mutta vain, jos niiden aikataulut eivät koskaan mene päällekkäin. Tyypillinen esimerkki on saman salin lounas- ja illallisjärjestys eri viikonpäivinä. Jos yrität sijoittaa tai aktivoida pöydän niin, että se päätyisi kahteen samaan aikaan aktiiviseen pohjaan, editori estää toimenpiteen ja nimeää pohjan, joka on ristiriidan syynä.

Pohjan poistaminen ja aikataulun muuttaminen

Muutama sääntö suojaa olemassa olevia varauksia, kun poistat pohjan tai muutat sen aikataulua:

• Viimeistä pohjaa ei voi poistaa. Ravintolalla on aina oltava vähintään yksi pohja.
• Pohjaa ei voi poistaa tai kytkeä pois käytöstä, jos sillä olevalla pöydällä on käynnissä oleva tai tuleva varaus, jota mikään muu käytössä oleva pohja ei kata. Siirrä pöydät toiselle pohjalle tai siirrä varaukset ensin.
• Aikataulun kaventaminen — esimerkiksi sesongin lyhentäminen tai päivien/kellonaikojen rajaaminen — pyytää vahvistuksen, jos muutos jättäisi olemassa olevia varauksia uuden aikataulun ulkopuolelle. Voit silti tallentaa muutoksen: varaukset pysyvät voimassa, mutta pöydät eivät ole enää tämän pohjan kautta varattavissa niinä aikoina.

Tutorial 1: Kesäterassi

Tehdään pohja, joka on käytössä vain kesäkuukausina.

1. Avaa Pohjapiirros ja avaa Pohjat-valitsin.
2. Valitse Uusi pohja.
3. Anna nimeksi "Terassi".
4. Avaa Aikarajaukset ja aseta Sesonki: Alkaen 1.6., Asti 31.8.
5. Jätä Nettivaraukset oletusarvoon Avoinna nettivarauksille.
6. Paina Tallenna.
7. Lisää terassin pöydät piirtoalueelle työkalupalkin Lisää pöytä ‑painikkeella, tai vedä olemassa olevia pöytiä alas Sijoittamatta-riviltä.
8. Paina Tallenna pohjapiirros.

Koska Terassille on nyt asetettu sesonki, valitsin näyttää sen pysyvästi Ajastettu-tilassa — myös kesken kesää. Itse varaaminen kuitenkin seuraa sesonkia tarkasti: 31.8. jälkeen terassin pöydät eivät enää ota vastaan varauksia, kunnes seuraava kesä alkaa, eikä sinun tarvitse tehdä mitään itse.

Tutorial 2: Kabinetti ilman nettivarauksia

Tehdään yksityistila, jota vain henkilökunta voi varata.

1. Pohjat → Uusi pohja.
2. Anna nimeksi "Kabinetti".
3. Nettivaraukset → valitse Vain henkilökunta — piilotettu nettivarauksista.
4. Paina Tallenna.
5. Sijoita kabinetin pöydät piirtoalueelle.
6. Paina Tallenna pohjapiirros.

Asiakkaat eivät koskaan näe näitä pöytiä varaussivulla — henkilökunta varaa ne normaalisti kalenterin kautta (Uusi walk-in tai tavallinen uusi varaus). Pohjavalitsimessa Kabinetin rivillä näkyy lukon kuva merkkinä siitä, ettei pohja ole vapaasti avoinna nettivarauksille — sama kuvake näkyy myös Netissä vain tiettyinä aikoina -pohjilla, jotka silti ottavat nettivarauksia vastaan omina aikoinaan.

Vinkki

Jos haluat esimerkiksi tarjota lounaan nettivarauksena mutta illallisen vain puhelimitse, käytä sen sijaan Netissä vain tiettyinä aikoina -vaihtoehtoa ja määritä lounasaika aikaikkunaksi.

Tutorial 3: Viikonlopun sali

Sama sali voi näyttää erilaiselta arkisin ja viikonloppuisin — ilman että tarvitset pöytiä kahteen kertaan.

1. Avaa pääsalin pohja ja valitse Muokkaa pohjaa….
2. Avaa Aikarajaukset ja aseta Päivät: ma–pe.
3. Paina Tallenna.
4. Pohjat → Uusi pohja, nimeksi "Viikonloppu".
5. Aseta Päivät: la–su.
6. Paina Tallenna.
7. Vedä samat pöydät Sijoittamatta-riviltä uuteen järjestykseen viikonlopun pohjalle.
8. Paina Tallenna pohjapiirros.

Tämä toimii, koska pääsalin pohja on käytössä vain ma–pe ja Viikonloppu-pohja vain la–su — niiden aikataulut eivät koskaan mene päällekkäin, joten sama pöytä voi kuulua molempiin. Jos aikataulut menisivät päällekkäin (esimerkiksi jos unohtaisit rajata pääsalin arkipäiviin), editori estäisi sijoituksen ja näyttäisi virheen, joka nimeää toisen pohjan: